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Les 3 leviers de digitalisation des concessionnaires auto par Imaweb

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À l’heure où la crise sanitaire bouleverse l’activité des professionnels et les besoins des particuliers, la digitalisation des concessions automobiles est plus que jamais devenue impérative car elle peut optimiser de nombreux pans d’activités. Partenaire majeur des acteurs de la distribution automobile, Imaweb classe ci-dessous les principaux leviers numériques à activer pour un meilleur développement.

1. La signature électronique au service de la digitalisation des concessions

Alors que son usage est déjà courant dans de nombreux secteurs d’activité (notariat, immobilier, banque, etc.), la signature électronique peut constituer un levier majeur pour assurer la digitalisation de la concession automobile. Sur place ou à distance, cette fonctionnalité garantit l’authenticité des documents, tout en facilitant leur conservation. La signature électronique peut être utilisée pour les documents de vente d’un véhicule, d’entretien auto, le consentement au RGPD (Règlement Général de Protection des Données Personnelles), les ordres de réparation (OR), ou encore les commandes VN ou VO. La signature électronique permet avant tout de valider des documents à distance par l’envoi d’un courrier électronique. Mais elle peut aussi être utilisée en présentiel, via le Smartphone du client ou le poste (ordinateur, tablette, etc.) d’un vendeur par exemple. Cette solution garantit l’intégrité et l’immuabilité des documents contractuels, limitant ainsi le risque de litiges avec le client. Mais elle en simplifie aussi l’archivage et la gestion, évitant d’avoir à conserver les documents au format papier et réduisant les tâches administratives.

 

2. La dématérialisation des factures des concessionnaires

Bien qu’elle ne soit obligatoire qu’à compter de 2023 et uniquement pour les échanges B2B, la facturation électronique est pourtant déjà un outil essentiel destiné à optimiser la gestion interne des concessions automobiles. À condition de se plier à un cadre contraignant, la dématérialisation des factures des concessionnaires permet de prendre de l’avance sur la réglementation. Outre la numérisation des factures clients qui suit l’achat d’un véhicule, la dématérialisation peut aussi être utilisée pour les factures du magasin et de l’atelier. L’archivage et la mise à disposition des factures aux clients sont ainsi facilités. Pour les concessionnaires, la dématérialisation des factures permet de crypter les données conformément à la réglementation, dont le RGPD. L’outil peut également évoluer afin d’être toujours conforme au cadre réglementaire en vigueur. Associée au logiciel de gestion de la concession, tel qu’un ERP (progiciel de gestion intégré) par exemple, la facturation électronique crée des rapports automatiques afin de mieux suivre son activité, notamment pour la comptabilité.

 

3. La digitalisation des opérations de gestion administrative

Au quotidien, les concessionnaires doivent gérer de nombreuses démarches administratives et respecter un cadre réglementaire strict en la matière, notamment l’immatriculation des véhicules et la conservation des documents. Pour eux, la digitalisation des opérations de gestion aide à centraliser ces formalités, d’en simplifier la réalisation et de garantir la conformité du point de vente. Un atout d’autant plus important que le concessionnaire peut en bénéficier à plusieurs titres :

· La gestion des démarches d’immatriculation : possibilité d’intégrer une interface dédiée au sein même de son ERP ou DMS. Directement connectée au ministère de l’Intérieur, les demandes d’immatriculation sont ainsi traitées plus rapidement ;

· La numérisation du livre de police : un livre de police, dont le concessionnaire a l’obligation de tenir, est disponible au format numérique, connecté au logiciel de gestion de la concession ;

· L’archivage numérique : factures, devis, ordres de réparation, dossiers de carte grise… autant de justificatifs qui peuvent être stockés au sein d’un coffre-fort numérique. Connecté au DMS, il facilite la conservation des documents, tout en assurant leur sécurité et leur confidentialité.

 

À propos d’Imaweb

Imaweb est un des leaders dans le développement de solutions CRM et DMS dans le secteur automobile européen. La société est le produit de la fusion, en 2019, d'Imaweb, une société espagnole spécialisée dans le développement de solutions globales de gestion clientèle pour la vente, le marketing et le service après-vente, et de DATAFIRST-I'Car Systems, une société française de développement de logiciels pour les constructeurs automobiles, les groupes de distribution et les concessionnaires.